Selidba stana je stresna, ali selidba firme nosi dodatni teret. Svaki dan kada telefoni ne rade, računari su u kutijama, a klijenti ne znaju gde da dođu, znači izgubljen novac i nervozu. Selidba kancelarije zato se planira kao projekat, sa jasnim rokovima, odgovornim ljudima i redosledom poslova. Dobro organizovana selidba firme može da prođe tako da zaposleni u petak ugase računare na staroj adresi, a u ponedeljak ih uključe na novoj.
Kada početi sa planiranjem selidbe firme?
Za manju kancelariju planiranje počinje bar mesec dana ranije, a za veće firme, sa magacinom, serverima i desetinama radnih mesta, i nekoliko meseci unapred. Prvo se određuje datum selidbe, a onda se unazad raspoređuju zadaci, otkaz zakupa, ugovori sa novim prostorom, internet, nameštaj i obaveštavanje klijenata. Firma određuje jednu osobu koja koordinira selidbu i sa kojom komuniciraju svi, i zaposleni i prevoznik.
Obilazak novog prostora i plan rasporeda
Pre selidbe se pravi plan novog prostora, sa tačnim rasporedom stolova, ormara, štampača, sala za sastanke i serverske sobe. Svaki sto i ormar dobija broj, a isti broj se ispisuje na planu. Proverava se gde su utičnice, mrežni priključci i rasveta, kako bi se raspored uklopio u instalacije. Mere vrata, hodnika, lifta i stepeništa pokazuju da li veliki nameštaj može da prođe u celosti ili mora da se rastavi.
Kako se pakuje kancelarija?
Svaki zaposleni pakuje svoj radni sto, lične stvari i dokumenta, a kutije označava imenom i brojem radnog mesta. Arhiva i dokumentacija pakuju se posebno, redom, sa spiskom sadržaja na svakoj kutiji, kako bi se na novoj lokaciji brzo našlo ono što zatreba. Poverljivi dokumenti prenose se u zaključanim kutijama ili ormarima, uz nadzor odgovorne osobe. Stari papiri koji više ne moraju da se čuvaju uništavaju se pre selidbe, da se ne prenose nepotrebno.
Računari, serveri i oprema
Računari i monitori se pakuju u originalne kutije ili posebne zaštitne kese i kutije, a kablovi se vezuju i označavaju prema uređaju. Pre isključivanja pravi se rezervna kopija svih podataka, kako bi se izbegao gubitak u slučaju kvara pri transportu. Serverska oprema se seli uz prisustvo IT podrške, koja je isključuje, pakuje i ponovo pušta u rad na novoj lokaciji. Štampači se prazne od tonera i fiksiraju prema uputstvu proizvođača.
Internet i telefoni na novoj adresi
Najčešći razlog zastoja posle selidbe firme je internet koji nije uključen na vreme. Priključenje kod provajdera treba zatražiti nekoliko nedelja unapred, jer instalacija u novom objektu ponekad traži izlazak tehničara i dodatne radove. Proverava se da li se broj telefona može zadržati. Na novoj lokaciji mreža se testira pre dolaska zaposlenih, kako bi sve radilo od prvog sata.
Kada je najbolje seliti firmu?
Najviše firmi bira vikend ili praznik, kako selidba ne bi prekidala rad. Petak posle podne počinje pakovanje i iznošenje, subota je dan za transport i unošenje, a nedelja za postavljanje opreme i proveru. Za firme koje rade i vikendom selidba se radi u fazama, odeljenje po odeljenje, dok ostali nastavljaju sa radom. U zgradama sa poslovnim prostorima proverava se i kućni red, jer neke zgrade dozvoljavaju selidbu samo u određeno vreme.
Selidba magacina i robe
Firme sa magacinom imaju dodatni zadatak, preseljenje robe. Pre selidbe se radi popis robe, a ono što ne treba nositi prodaje se, otpisuje ili odvozi. Roba se pakuje po vrstama i označava prema rasporedu u novom magacinu. Teški regali se rastavljaju i ponovo montiraju, a paletni sistem se postavlja pre dolaska robe. Za veće količine koriste se kamioni sa rampom i viljuškari na obe lokacije.
Obaveštavanje klijenata i promena adrese
Klijenti, dobavljači i partneri obaveštavaju se o novoj adresi unapred, mejlom, na sajtu i na društvenim mrežama. Ažuriraju se Google profil firme, potpisi u mejlovima, memorandumi i vizit karte. Promena adrese sedišta firme prijavljuje se nadležnim registrima, u skladu sa propisima, pa je dobro posavetovati se sa knjigovođom oko rokova i potrebne dokumentacije. Na staroj adresi može da ostane obaveštenje sa novom adresom i brojem telefona.
Nameštaj, montaža i demontaža
Kancelarijski nameštaj, radni stolovi, plakari, police i sale za sastanke, često se rastavljaju pre prenošenja. Delovi se pakuju zajedno, a šrafovi i okovi stavljaju u kesice obeležene brojem komada. Montaža na novoj lokaciji ide prema planu rasporeda, a nameštaj se postavlja pre unošenja kutija sa opremom. Na taj način zaposleni u ponedeljak dolaze do potpuno sređenog radnog mesta.
Šta tražiti od firme za selidbe?
Za selidbu kancelarije bira se prevoznik koji ima iskustva sa poslovnim prostorima, dovoljno vozila i ljudi, kao i alat za demontažu i montažu nameštaja. Pre selidbe se dogovara besplatna procena na licu mesta, kako bi se tačno znalo koliko vozila i ljudi treba i koliko će trajati posao. Proverava se kako se štite oprema, podovi i liftovi u obe zgrade. Jasno napisan dogovor o terminima i ceni sprečava nesporazume na dan selidbe.
